Aanvraag
Wij ontvangen uw aanvraag voor een uitlening uiterlijk drie maanden voor aanvang van uw tentoonstelling. Buiten Nederland is de termijn voor de aanvraag zes maanden. Als de materiële staat het toelaat, leent het Historisch Centrum Limburg archiefbescheiden voor maximaal één jaar uit. Afhankelijk van de conditie van de uit te lenen archiefbescheiden kunnen we de uitleenperiode aanpassen.
U kunt uw aanvraag met behulp van het hieronder te downloaden formulier “Aanvraag uitleningen” sturen naar:
Uitleen uit beperkt openbaar archief
In principe is een uitleenverzoek van beperkt openbare archiefbescheiden niet mogelijk. Wanneer u toch een beperkt openbaar document wilt tentoonstellen, kunt u een verzoek sturen naar
Schouw
Na positieve beoordeling van de materiële staat van de archiefbescheiden volgt een schouw op de uitleenlocatie door medewerkers van het Historisch Centrum Limburg. Tijdens dit bezoek beoordelen we of de aanvrager voldoet aan de gebouweisen en bespreken we de mogelijkheden van exposeren.
Voorwaarden voor exposeren
De uitleenvoorwaarden zijn afhankelijk van de vorm en de materiële staat van de archiefbescheiden. In principe gelden de volgende regels:
- Niet-ingelijste stukken worden enkel vlak tentoongesteld in een geheel afgesloten vitrine met UV-werend glas.
- Inlijsten van gekaderde stukken mag enkel als dit geen schade toebrengt aan het stuk.
- Foto’s dienen altijd verpakt te zijn in een melinex hoes bij expositie.
- Wanneer stukken worden aangeleverd in een passe-partout mag deze niet aangepast worden.
- Voor charters en perkamenten archiefstukken gelden aanvullende voorwaarden.
Uitleenovereenkomst
De uitlening en bijbehorende afspraken leggen we officieel vast in een uitleenovereenkomst van het Historisch Centrum Limburg. Hierin staat o.a. wie de aanvrager is, om welk archiefstuk het gaat en voor hoe lang we het stuk wordt uitgeleend.
Als het Historisch Centrum Limburg nog niet eerder stukken uitgeleend heeft aan een organisatie vragen wij om een faciliteitenrapport.
De uitleenvoorwaarden vindt u terug in de bijlage van de overeenkomst.