Archief: De administratie die ontstaat doordat een groep of organisatie haar taak uitvoert. Ook de administratie van een privépersoon wordt als een archief beschouwd.

Archiefvormer: De persoon, groep of organisatie door wiens werkzaamheden het archief (de administratie) is ontstaan.

Bron: Een document of archief waaruit men informatie haalt.

Collectie: Een verzameling met een bepaalde samenhang of een bepaald doel. Vaak is de verzameling gebaseerd op het type documenten: kaartencollectie, fotocollectie of audiovisuele collectie.

Genealogie: ‘Stamboomonderzoek’, onderzoek naar familierelaties.

Index: Een hulpmiddel om (een deel van) een archief gemakkelijker doorzoekbaar te maken, vergelijkbaar met een trefwoordenregister achterin een boek. Bijvoorbeeld een alfabetisch geordende lijst van persoons- of plaatsnamen met verwijzingen naar de vindplaats in het archief. Een alfabetische index met namen wordt ook wel een klapper genoemd.

Inv.nr(s): Afkorting voor inventarisnummer(s).

Inventaris: Zie toegang.

Inventarisnummer: Het unieke nummer waarmee een onderdeel van een archief wordt aangeduid. Dit nummer kan verwijzen naar een enkel los stuk (bijvoorbeeld een 
brief of een boek) maar ook naar dossier (een verzameling stukken die bij elkaar horen).

Klapper: Zie index.

Nadere toegang: Een extra toegang, naast de gewone toegang, om de doorzoekbaarheid van het archief te vergroten. Bijvoorbeeld een index of inhoudsopgave.

Plaatsingslijst: Zie toegang.

Register: Zie index.

Scan: Een afbeelding van een archiefstuk. Géén digitaal doorzoekbaar tekstbestand.

Toegang: Een soort inhoudsopgave van het archief. Een inventaris is een toegang waarin de onderdelen geordend zijn in een rubriekindeling. Een ongeordende toegang heet een plaatsingslijst. De toegang van een bibliotheekcollectie of kaartenverzameling noemen we een catalogus.

Toegangsnummer: Het unieke nummer waarmee een inventaris, plaatsingslijst of catalogus wordt aangeduid.