Vergeet bij je eerste bezoek aan de studiezaal niet om een geldig legitimatiebewijs mee te nemen. Dit heb je nodig voor het aanmaken van een bezoekerspas. Bij een volgend bezoek heb je alleen die pas nodig. Wij accepteren ook de Nationale Archiefkaart en bezoekerspassen van andere archiefinstellingen.

In onze studiezalen vind je een informatiebalie. Hier word je door onze medewerkers wegwijs gemaakt in de studiezaal en/of onze archieven en collecties.

Neem voor je bezoek eerst even ons studiezaalreglement door.

In onze studiezalen zijn veel bronnen en hulpmiddelen beschikbaar waarmee je direct aan de slag kunt. Zo zijn de belangrijkste bronnen voor stamboomonderzoek, zoals doop-, trouw- en begraafregisters en de akten van de burgerlijke stand, in de zelfbediening te vinden. Op de leesapparaten kun je microfilms en microfiches bekijken. Ook kun je gratis gebruikmaken van onze scanapparatuur. In de uitgebreide handbibliotheken vind je woordenboeken, encyclopedieën, naslagwerken, handboeken en tijdschriften.

Met behulp van de aanwezige computers en inventarissen kun je zelfstandig zoeken in onze archieven en collecties. Vervolgens kun je met je bezoekerspas originele archiefstukken aanvragen en in de studiezaal inzien. Omdat daar wat tijd mee gemoeid is, kan dit dagelijks tot uiterlijk 16:00 uur. Let op: niet alle archiefstukken kunnen worden aangevraagd!

In principe zijn onze archieven en collecties vrij te raadplegen. Hier zijn echter enkele uitzonderingen op van toepassing. Wanneer een archief of collectie privacygevoelige informatie over nog levende personen bevat, geldt meestal een beperking van de openbaarheid. Bij archieven van notarissen, rechtbanken en kantongerechten is de openbaarheid voor een lange periode beperkt. Daarnaast zijn bij archieven van particuliere instellingen, personen en bedrijven beperkingen van de openbaarheid vastgelegd. Niet-openbare archiefstukken kunnen alleen met een ontheffing worden ingezien. Je kunt een verzoek tot inzage indienen via ons online ontheffingsformulier.

Wanneer archiefstukken in een te slechte materiële staat verkeren, is het helaas niet mogelijk deze te raadplegen.

Je kunt bij het HCL zelf archiefstukken, microfilms en microfiches scannen. Wij maken geen papieren kopieën meer. Een duidelijke instructie voor het gebruik van de scanners is ter plekke aanwezig, maar vraag gerust onze medewerkers om hulp. Vergeet niet om een eigen USB-stick (of externe harde schijf) mee te nemen om eventuele scans op te zetten. Het is ook mogelijk om voor € 5 een USB-stick van 8 GB aan te schaffen.

Niet al onze originele archiefstukken kunnen worden gescand. Dat heeft meestal te maken met de materiële staat, leeftijd, grootte en vorm van de stukken. Zo mag je in de basis geen scans maken van:

• archiefstukken van vóór 1600;
• ingebonden archiefdelen;
• archiefstukken op perkament en/of zegels;
• kaarten, prenten en tekeningen;
• archiefstukken groter dan A3-formaat;
• archiefstukken in een slechte staat

Bij twijfel kun je de studiezaalmedewerkers om advies vragen.

Het is ook toegestaan om foto's van archiefstukken te maken. Let er hierbij wel op dat je de flits uitzet. 

Archiefstukken die al door ons zijn gescand en online beschikbaar zijn kun je gratis downloaden. Deze stukken worden niet meer ter inzage gegeven in de studiezaal.

Heb je een vraag over de gang van zaken bij een bezoek aan het HCL? Kijk dan eens in onze lijst van veelgestelde vragen. Als je in deze lijst of ergens anders op onze website geen antwoord vindt of als je een opmerking wilt achterlaten, dan kun je via ons reactieformulier jouw vraag, suggestie of klacht toezenden.