Bezoekersreglement
Historisch Centrum Limburg 2026
Welkom bij het Historisch Centrum Limburg. Dit bezoekersreglement biedt een overzicht van de regels die wij hanteren om uw bezoek goed te laten verlopen en de door ons beheerde archiefstukken te beschermen. Met uw bezoek aan gebouw en/of studiezaal gaat u akkoord met de regels uit dit bezoekersreglement.
- Toegang en openingstijden
Het Historisch Centrum Limburg (HCL) kent vestigingen in Maastricht (Sint Pieterstraat 7) en Heerlen (Navolaan 83). Beide locaties zijn op dinsdag, woensdag en donderdag tussen 10 uur en 17 uur open voor het publiek. Afwijkingen op deze openingstijden staan vermeld op onze website: www.historischcentrumlimburg.nl. Voor beide locaties geldt een rookverbod. Hulphonden zijn toegestaan, andere dieren niet.
Tijdens openingstijden hebt u toegang tot de publieksruimten die door het Historisch Centrum Limburg als publieksruimten zijn aangewezen. In de studiezaal zijn jassen en tassen, eten en drinken, pennen en (markeer)stiften niet toegestaan. Er zijn kluisjes aanwezig, waar u kosteloos uw persoonlijke bezittingen kunt opbergen. Het Historisch Centrum Limburg is niet aansprakelijk voor verlies van of schade aan eigendommen.
Tijdens uw bezoek kunt u gebruik maken van de koffieruimte. Koffie, thee en water zijn kosteloos beschikbaar. Het gebruik van overige keukenvoorzieningen is voorbehouden aan het personeel.
Medewerkers kunnen u bij het betreden en/of het verlaten van de locatie vragen om inzage te verstrekken in uw (hand)bagage. U bent verplicht aan een dergelijk verzoek gehoor te geven. Indien u inzage weigert, of er bij inzage voorwerpen worden gevonden die u niet in uw bezit dient te hebben (zoals archiefstukken, alcohol, drugs of wapens), dan kan de politie worden ingeschakeld. Tevens kan u dan voor toekomstige bezoeken de toegang tot de vestigingen van het HCL worden ontzegd. Eventueel door u veroorzaakte schade of kosten, zullen op u worden verhaald.
Binnen de openbare ruimtes van het HCL is er sprake van cameratoezicht. Als onderdeel van het vastgestelde camerabeleid, gaat u er met het betreden van de gebouwen mee akkoord dat er camerabeelden worden gemaakt en vastgelegd, met inachtneming van de daarvoor vigerende privacy-wetgeving.
- Uw bezoek aan het HCL
Bezoekers dienen zich bij binnenkomst te registreren, zodat te allen tijde bekend is wie zich in het gebouw bevindt.
Indien u in de studiezaal fysieke archiefstukken wilt raadplegen, dan dient u zich bij een eerste bezoek als bezoeker in te schrijven. Daarbij dient u zich te legitimeren met een geldig identiteitsbewijs. Wij bewaren de registratie van uw persoonlijke gegevens, met inachtneming van de privacy-wetgeving, tot 5 jaar na het laatste bezoek aan onze studiezaal. Daarna worden de gegevens vernietigd.
Na inschrijving ontvangt u een bezoekerspas. Deze pas geeft u de mogelijkheid om originelen aan te vragen via onze website en om deze te bekijken in een van onze studiezalen. Bij ieder volgend bezoek waarbij u originele documenten wilt raadplegen, dient u uw pas mee te nemen. Uw bezoekerspas is persoonlijk, leen hem niet aan een ander uit. Mocht u uw bezoekerspas kwijtraken, meld dit dan direct aan ons zodat wij de pas kunnen blokkeren. Tot die tijd blijft u verantwoordelijk voor het gebruik van de pas.
- Uw bezoek aan de studiezaal
Om fysieke archiefstukken te kunnen aanvragen, dient u vooraf via onze website een bezoekafspraak te maken. U dient via onze website tevens de archiefstukken aan te vragen die u wilt inzien, zodat we deze voor u klaar kunnen leggen tijdens uw bezoek. Voorafgaande aan uw eerste bezoek aan de studiezaal dient u zich op locatie in te schrijven en ontvangt u een bezoekerspas. Na inschrijving is het mogelijk om ook in de studiezaal online archiefstukken aan te vragen.
De studiezaal is een plaats van onderzoek en informatie-uitwisseling. Dit betekent voor de één concentratie en voor de ander overleg. Wij vragen u om begrip voor beide situaties. Bellen, het afspelen van muziek of ander geluid op apparaten is in de studiezaal niet toegestaan. Het is ook niet toegestaan om te eten, te drinken of voedsel mee te nemen. Bij drukte vragen wij u om rekening te houden met andere bezoekers bij het gebruik van aanwezige computers, scanners en printers.
Tijdens uw bezoek vragen u om zich respectvol te gedragen ten opzichte van medewerkers en andere bezoekers. Onze medewerkers proberen u zo goed mogelijk te helpen. Agressief of beledigend gedrag, verbaal of non-verbaal, wordt niet getolereerd. Bij gedrag dat door andere bezoekers of medewerkers als hinderlijk, bedreigend, intimiderend of ongewenst wordt ervaren, volgt eerst een waarschuwing en daarna - bij herhaling – verwijdering uit het gebouw. Handelingen en uitlatingen die duiden op racisme en discriminatie worden uiteraard niet getolereerd.
Voor het doen van onderzoek kunt u in de studiezaal gebruik maken van draadloos internet via Publicroam. Het HCL houdt zich daarbij het recht voor om het netwerk- en internetverkeer te monitoren en eventueel bij oneigenlijk gebruik, bijvoorbeeld het bezoeken van pornografische websites of het plaatsen van racistische opmerkingen, in te grijpen en eventuele sancties op te leggen.
- Het aanvragen en raadplegen van fysieke archiefstukken
Vraag stukken die u in wilt zien uiterlijk de dag voor uw bezoek aan vóór 12.00 uur ’s middags. Er is anders geen garantie dat ze op de dag van uw bezoek al vanaf 10.00 uur voor u ter inzage klaarliggen. U kunt online maximaal 20 inventarisnummers tegelijk aanvragen, maar u kunt tijdens uw bezoek aan de studiezaal maar maximaal 4 inventarisnummers gelijktijdig op uw tafel raadplegen. Dit ter voorkoming van beschadigingen aan de originelen. Het is mogelijk om tijdens het bezoek tot 16.00 uur nog nieuwe archiefstukken aan te vragen. Het aanvragen en raadplegen van archiefstukken is gratis.
Het aanvragen en inzien van originele documenten is niet mogelijk wanneer de materiële toestand zich daartegen verzet; bijvoorbeeld in het geval van materiële schade of bij fragiele stukken. Dit is uit het oogpunt van materieel behoud.
In het kader van privacy, zijn niet alle archiefstukken openbaar. Voor inzage van niet-openbare documenten gelden afzonderlijke regels, welke op onze website zijn terug te vinden.
In de studiezaal mag u een laptop, tablet en/of potlood en notitieblok meenemen om aantekeningen te maken. Het gebruik van pennen en stiften is niet toegestaan.
Bedenk dat de archiefstukken kwetsbaar, uniek en onvervangbaar zijn. Raadpleeg stukken daarom met respect en uiterste zorgvuldigheid. Daarbij gelden de volgende regels:
- Zorg voor droge en schone handen;
- Gebruik een leeskussen om gebonden delen te steunen;
- Vermijd vouwen of kreuken;
- Gebruik de stukken niet als onderlegger;
- Leun niet op de archiefstukken en zet er geen voorwerpen op;
- Leg geen documenten of archiefdozen op de vloer;
- Verwijder geen labels, nietjes of ander bind- en verpakkingsmateriaal van het archiefstuk;
- Wijzig de ordening van losse archiefstukken niet;
- Leg de stukken in dezelfde volgorde terug;
- Laat de bladen niet uitwaaieren;
- Maak geen aantekeningen op de stukken en voeg geen eigen papieren toe;
- Voeg niets toe aan de archiefstukken;
- Meld elke beschadiging of verkeerde berging van een archiefstuk aan de medewerker(s).
- Het fotograferen van openbare archiefstukken is alleen toegestaan zonder flits.
In de studiezaal zijn voor veel vaak geraadpleegde archiefstukken ook duplicaten aanwezig. Duplicaten in zelfbediening (bijv. microfiches) plaatst u eveneens direct na raadpleging terug in dezelfde staat en volgorde als waarin ze werden aangetroffen. In het geval van de microfiches en vensterponskaarten worden bakjes voorzien bovenop de kasten. Een medewerker zal deze op de juiste plek terug in de kasten of rekken plaatsen. Als er geen bakje aanwezig is kunt u de microfiches en vensterponskaarten aan de balie afgeven, zodat een medewerker deze op de correcte plaats kan terugleggen.
- Het aanvragen en maken van reproducties
Het HCL beschikt over een eigen scanservice. Dat betekent dat wij gratis digitale reproducties voor u kunnen maken. Meer informatie en uitzonderingen kunt u vinden op onze website, onder het kopje ‘Digitaliseren op verzoek’.
In de studiezalen in Maastricht en Heerlen zijn scanners aanwezig waarmee u zelf reproducties van fysieke archiefstukken kunt maken. U kunt daarvoor een eigen USB-stick meenemen, of deze aan de studiezaalbalie kopen.
Bij reproducties geldt te allen tijde dat de reproducties alleen voor eigen gebruik zijn. U bent zelf verantwoordelijk voor het naleven van de relevante wetgeving zoals de Auteurswet.
- Archiefstukken en privacy-wetgeving (AVG)
Het HCL beheert in haar archieven veel informatie over personen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht u en ons om zorgvuldig met deze gegevens om te gaan. De AVG geeft aan dat gegevensbestanden van nog levende personen alleen gebruikt mogen worden voor bepaalde doeleinden.
Voor bestanden met persoonsgegevens van (mogelijk) nog levende personen, die voorkomen in archieven die bij openbare archiefinstellingen – zoals het HCL – berusten, zegt de AVG dat gebruikers deze gegevens alleen voor (eigen) historisch onderzoek mogen gebruiken en niet voor andere doeleinden.
In de archiefstukken die u bij ons raadpleegt kunnen persoonsgegevens van nog levende personen voorkomen. U mag hier aantekeningen en reproducties, zoals foto’s, van maken onder de volgende voorwaarden:
- U verwerkt de gegevens niet. De persoonsgegevens waarover u beschikt na de inzage van archiefstukken zijn onderhevig aan de AVG. Dit betekent dat u de persoonsgegevens die een nog levende persoon betreffen, niet zonder toestemming van de persoon in kwestie verder mag verwerken, delen of publiceren.
- De reproducties zijn strikt alleen voor persoonlijk gebruik, bijvoorbeeld voor uw eigen stamboomonderzoek of de verbouwing van uw woning. Dit is onder de AVG toegestaan zonder verdere toestemming. Wel dient u de gegevens goed te beschermen en mag u deze in geen geval publiceren op internet of in andere vormen van media.
Voor archiefstukken waarin bijzondere persoonsgegevens voorkomen kunnen meer beperkingen gelden. Het gaat hierbij om gegevens waaronder ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, als ook gegevens over gezondheid, of met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. In deze gevallen zijn de archiefstukken beperkt-openbaar, en daarmee niet vrij toegankelijk. Bezoekers die gebruik willen maken van stukken waarin dergelijke persoonsgegevens zitten, mogen dat alleen in uitzonderingsgevallen door vooraf dispensatie aanvragen. Het HCL beslist vervolgens of er een uitzondering gemaakt kan worden.
- Hoe wij omgaan met uw privacy
Als bezoeker van de studiezaal krijgt u een bezoekerspas. Daarvoor hebben wij gegevens van u nodig: uw naam, e-mailadres en telefoonnummer. Ten aanzien van het beheren, bewaren en vernietigen van deze gegevens dienen ook wij te voldoen aan de AVG-wetgeving. Hoe wij daarbij met uw gegevens omgaan staat in de door ons gehanteerde privacyverklaring. Uw gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden dan daarin vermeld en ze worden niet aan derden verkocht of ter beschikking gesteld.
Wilt u inzage in de persoonsgegevens die wij van u hebben vastgelegd? Dan kunt u gebruik maken van het ‘Recht van inzage’. Of wilt u uw gegevens wijzigen of laten verwijderen en zo gebruik maken van het ‘Recht op correctie’? Dan kunt u ons hierom vragen. U kunt als betrokkene, gemachtigde of als wettelijk vertegenwoordiger een schriftelijk verzoek indienen. Stuur een ondertekende brief samen met een kopie van een geldig legitimatiebewijs en indien nodig een machtiging of document waaruit het wettelijk vertegenwoordigerschap blijkt (paspoort, trouwboekje, rechterlijk vonnis) naar:
Historisch Centrum Limburg
Sint Pieterstraat 7
6211 JM Maastricht
Binnen 4 weken ontvangt u een reactie.
- Heeft u een klacht?
Mocht u van mening zijn dat het Historisch Centrum Limburg tekortschiet in de dienstverlening of bent u het niet eens met beslissingen van medewerkers die voortvloeien uit dit reglement - en heeft onderling overleg geen soelaas geboden -, dan kunt u een klacht indienen bij de directeur van Historisch Centrum Limburg. De daarbij behorende klachtenprocedure kunt u vinden op onze website.
U kunt uw klacht per e-mail naar
- Waar kunt u het bezoekersreglement vinden?
Dit reglement, dat kan worden aangehaald als het bezoekersreglement van het Historisch Centrum Limburg, is ter raadpleging aanwezig bij de informatiebalie in de studiezaal en op onze website: www.historischcentrumlimburg.nl.
Vastgesteld door het MT van Historisch Centrum Limburg te Maastricht, 6 juli 2026.