De overheid werkt steeds meer digitaal. Veel informatie wordt daardoor alleen nog maar digitaal opgeslagen en beheerd.
Die informatie moet ook gearchiveerd worden. Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie. Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is. Voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien.
Het Historisch Centrum Limburg (HCL) heeft als taak om informatie ‘tot in de eeuwigheid’ te beheren. In het verleden werden vooral fysieke stukken, zoals charters, bouwtekeningen en papiervergunningen, aan het HCL in bewaring gegeven. Die worden in onze fysieke depots ‘tot in de eeuwigheid’ beheerd en bewaard. Maar hoe doe je dat met digitale informatie?
Digitale informatie wordt bewaard in ons e-depot. In het e-depot blijft digitale informatie ook in de toekomst leesbaar. Om digitale informatie in de toekomst duurzaam en betrouwbaar te beheren en beschikbaar te stellen, werkt het HCL aan het ontwikkelen van een eigen e-depot.
Wat is een e-depot?
Een e-depot is een voorziening waarin digitale informatie wordt bewaard, beheerd en voor lange termijn toegankelijk gesteld. Formeel is de definitie van een e-depot:
"Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt."
Het gaat bij een e-depot dus niet enkel om de hard- en software, maar ook om bijvoorbeeld het duurzaam toegankelijk houden van de opgenomen digitale informatie.
Het HCL past voor het e depot het Open Archival Information Systems (OAIS) referentiemodel toe. Dit referentiemodel gaat uit van een onderverdeling in zeven functiegroepen. Deze zeven functiegroepen zijn samen te vatten in de volgende vier onderdelen van het e depot: (1) inname, (2) soft- en hardware, (3) beheer en (4) raadplegen. Bekijk ook vooral de infographic die we gemaakt hebben voor meer informatie over het e-depot van het HCL.
Wil je meer weten over hoe ons e-depot is opgebouwd? Lees dan de Begripsdefinitie e-depot, die uitgebreid uitleg geeft over hoe het e-depot in elkaar steekt.
Ben je benieuwd wat je allemaal in het e-depot kunt vinden? Klik hier om het te doorzoeken.
Voor wie is het e-depot?
Het e-depot is in eerste plaats beschikbaar voor de aangesloten gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, intergemeentelijke samenwerkingen en andere overheidsinstanties in Limburg die hun informatie langdurig toegankelijk willen houden. Dit kunnen zowel digitaal aangemaakte documenten en bestanden als gedigitaliseerd materiaal zijn.
Op termijn zal het e-depot ook beschikbaar zijn voor particuliere archieven, zoals bedrijven, particuliere stichtingen en verenigingen.
In alle gevallen dient de digitale informatie gereed gemaakt te worden voor overbrenging naar het e-depot. Hier helpt het HCL graag bij. Ons Team Digitaal Archief Beheer staat klaar om te adviseren over het e-depot.
In welk stadium van ontwikkeling is het e-depot?
Het opzetten van een e-depot vereist de nodige planning, kennis en inzicht. Om het e-depot te verwezenlijken is in 2023 een openbare Europese aanbesteding uitgeschreven voor om een softwarevoorziening in te kopen. In 2024 is het e-depot verder ingericht en doorontwikkeld. Diverse beleidskaders, in het bijzonder betreffende inname preservering, zijn opgesteld. Ook zijn er pilotprojecten doorlopen. De eerste pilot inzake de overbrenging van video-bestanden is eind 2024 succesvol afgerond met de eerste formele overbrenging van video-opnamen van raads- en commissievergaderingen naar het HCL e-depot. De gemeente Beek is daarmee de eerste Zuid-Limburgse gemeente aangesloten op een functioneel e-depot. Gelijktijdig is ook gestart met de overbrenging van webarchieven van de gemeenten Heerlen en Brunssum. Daarnaast is ook een pilot gestart gericht op de overbrenging van het digitale archief van IBA Parkstad B.V..
In het najaar van 2024 is een drukbezochte informatie sessie voor bij het HCL aangesloten instellingen georganiseerd. Hier zijn de eerste resultaten van de pilots gedeeld. In vervolg op deze sessie worden actief opstartgesprekken gevoerd over aansluiting op het e-depot. Heeft u interesse in een opstartgesprek? Ons Team Digitaal Archief Beheer staat klaar om u te adviseren over aansluiting op ons e-depot.
Vragen?
Mocht je vragen hebben over het e-depot van het HCL, neem dan contact met ons op via