Formeel is de definitie van het e-depot: ‘Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.’ Het e-depot omvat dus alles wat nodig is om digitale informatieobjecten duurzaam te bewaren, zoals de soft- en hardware maar ook het beleid en personeel.

Het uitgangspunt voor het e depot van het Historisch Centrum Limburg (HCL) is het Open Archival Information System (OAIS) referentiemodel. Het OAIS-model is een referentiemodel voor het inrichten van een informatiemodel dat zich richt op duurzame lange termijn opslag van digitale data. Het OAIS-model is opgedeeld in vier onderdelen: (1) de archiefleverancier, (2) het bestuur, (3) het e-depot en (4) de raadpleger. De bijgevoegde afbeelding, zie bijlage 1, beschrijft de kernfuncties van het e-depot van het HCL en daarbij de onderlinge relaties gekoppeld aan de rollen van het OAIS-model.

Tekst gaat verder onder afbeelding.

1. De Archiefleverancier

De archiefleverancier is degene die de digitale informatie tot stand heeft gebracht en levert aan het e-depot van het HCL. Onder de archiefleveranciers van het e depot van het HCL vallen zowel overheidsarchiefvormers als particuliere archiefvormers. Deze archiefvormers kunnen archiefleverancier zijn van zowel digital born als digital reborn informatie. Digital born verwijst naar informatie die in digitale vorm is ontstaan, terwijl digital reborn verwijst naar een digitaal object wat eerst fysiek heeft bestaan en daarna is gedigitaliseerd. Een voorbeeld van digital reborn informatie zijn papieren documenten die gescand zijn.

1.1 Overheidsarchiefvormers

Het begrip 'overheidsarchiefvormer' wordt in de praktijk op meerdere manieren gebruikt. Zo kan het doelen op:

het overheidsorgaan dat een schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens heeft ontvangen of opgemaakt;
het verantwoordelijk overheidsorgaan dieat verantwoordelijk is voor de documenten van een overheidslichaam;
het overheidslichaam zelf (de overheidsorganisatie).
Onder overheidsarchiefvormers vallen bijvoorbeeld (de overheidsorganen van) gemeenten en waterschappen. Overheidsarchiefvormers vallen binnen de scope van de Archiefwet 1995. Dit houdt in dat overheidsarchiefvormers o.a. verplicht zijn om na twintig jaar blijvend te bewaren informatieobjecten over te brengen naar de archiefbewaarplaats.

1.2 Particuliere archiefvormers

Naast overheidsarchieven neemt HCL ook archieven op van particuliere archiefvormers. Particulier archief is archief dat is gevormd door een privépersonen of niet-overheidsorganisaties, zoals het werkarchief van een fotograaf of het bestuursarchief van een politieke vereniging. Particuliere archiefvormers hebben geen wettelijke verplichting archief over te brengen naar een archiefbewaarplaats.

2. Bestuur

Het bestuur draagt de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het beheer van het e-depot en is de primaire bron van financiering. Voor het HCL eigen e-depot neemt het bestuur van het HCL deze taak op zich. Het bestuur is o.a. verantwoordelijk voor het vaststellen van de missie en scope van het e-depot, voorziet in richtlijnen voor het gebruik van middelen, zoals inzet personeel, bepaalt het prijsbeleid en stelt de procedures voor het e-depot vast.

3. E-depot

Het OAIS-model verdeelt het e-depot over zeven functies: (1) Infrastructurele voorzieningen, (2) Inname, (3) Duurzame Digitale Opslagvoorziening, (4) Gegevensbeheer, (5) Digitaal Depotbeheer, (6) Preserveringsbeleid, en (7) Raadplegen.

3.1 Infrastructurele voorzieningen

Onder Infrastructurele voorzieningen worden verschillende algemene voorzieningen geplaatst, zoals besturingssystemen, netwerkverbindingen, centrale authenticatiesystemen, en back upvoorzieningen. Het gaat bij deze infrastructurele voorzieningen voor het merendeel om ICT-diensten. Zij voorzien onder meer in de drie functies informatiebeveiliging, back-up-voorziening en continuïteitsborging.

3.2 Inname

Inname is het proces van ontvangst tot en met het gereed maken van de informatieobjecten voor duurzame opslag in het e-depot. In de digitale ontvangstruimte komen de informatieobjecten en bijbehorende metadata van de archiefleverancier binnen. De ontvangstruimte is vooral een logisch gescheiden opslagomgeving. Wanneer informatieobjecten en bijbehorende metadata zijn ontvangen in de ontvangstruimte, wordt met behulp van controlegetallen gecontroleerd of de aangeleverde bestanden bitwise correct zijn overgezet. Hiermee kunnen we de integriteit van het informatieobject bepalen, i.e. of het bestand beschadigd is.

Aansluitend komen de bestanden in de digitale quarantaineruimte terecht. Net als de ontvangstruimte is ook de digitale quarantaineruimte vooral een logisch gescheiden opslagomgeving. In de digitale quarantaineruimte worden de bestanden op virussen en andersoortige malware gecontroleerd. Bestanden die virussen of andere malware bevatten of waarvan twijfels zijn, zullen de quarantaineruimte niet verlaten. Op deze wijze wordt voorkomen dat een virus zich verspreidt. Indien het bestand schoon is verklaard, zal het worden verplaatst naar het digitaal atelier.

In het digitaal atelier kan een medewerker van het HCL door middel van software bewerkingen verrichten. In het digitaal atelier wordt onder andere gecontroleerd of het aangeleverde bestand een valide bestandsstructuur heeft en voldoet aan de bestandsformaatspecificatie van het bestandsformaat die zij stellen te zijn. Daarnaast wordt de volledigheid van de metadata gecontroleerd. De aangeleverde informatieobjecten en bijbehorende metadata hebben meestal nog niet de juiste structuur om direct te worden ingenomen in het e-depot. De informatieobjecten en bijbehorende metadata worden dan omgezet naar een informatiepakket voor inname in het e-depot.

3.3 Duurzame Digitale Opslagvoorziening

De Duurzame Digitale Opslagvoorziening (DDO) is het geheel van alle hard- en software die de permanente duurzame opslag van te bewaren informatieobjecten en bijbehorende metadata regelt en controleert.

3.4 Gegevensbeheer

Onder gegevensbeheer worden metagegevens in databases beheerd en geraadpleegd. Anders gezegd, gaat gegevensbeheer over de metadata, zoals opgenomen in toegangen c.q. inventarissen, die beschrijven welke informatieobjecten vanuit het e-depot raadpleegbaar zijn.

De metagegevens zijn onder te verdelen in de manifestatie onafhankelijke metadata (MOM), dat zijn de gegevens die de inhoud beschrijven, en de manifestatie afhankelijke metadata (MAM), dat zijn gegevens over onder meer vindplaatsen, logistiek en computerbestandsformaten van informatieobjecten.

Medewerkers van het HCL kunnen op basis van de MOM en MAM rapportages maken en queries draaien om met de resultaten als stuurinformatie werkprocessen in gang te zetten. Voorbeelden hiervan zijn metadata bulksgewijs aanpassen of bulksgewijs bestanden migreren.

3.5 Digitaal depotbeheer

Het digitaal depotbeheer omvat alle taken en diensten die leiden tot het dagelijks beheer van het e depot. Hieronder vallen volgens het OAIS-model de volgende taken:

• Controleren of het aangeleverde materiaal voldoet aan de afspraken gemaakt met de archiefleverancier;
• Opstellen van en adviseren over beleid en bijbehorende procedures voor het beheer van het e-depot; andere medewerkers die gebruik maken van het e depot overeenkomstig instrueren;
• Vastleggen en toekennen van gebruikersrechten en overige autorisaties op basis van vastgestelde procedures;
• Controle op de soft- en hardware d.m.v. performance-metingen en foutrapportages;
• Uitvoeren preservering-planning op basis van rapportage; de aansturing, i.e. wanneer en welke preserving noodzakelijk is, wordt bijgehouden in en aangestuurd vanuit het ‘Preserveringsbeleid’;
• Systeembeheer;
• Applicatiebeheer;
• Functioneel beheer;
• Uitvoeren van audits;
• Het aanmaken, bijhouden en verwijderen van gebruikersaccounts (raadplegers);
• Helpdesk-functie voor gebruikersondersteuning (raadplegers), bijvoorbeeld op basis van ticketsysteem.

3.6 Preserveringsbeleid

Het e depot heeft als doel om informatieobjecten, voor zolang zij bewaard dienen te blijven, te allen tijde beschikbaar te stellen voor gebruikers. Om dit doel te bereiken is preservering nodig. Binnen het preserveringsbeleid wordt het bewaarbeleid vormgegeven, geëvalueerd en bijgesteld. Onderdelen van het preserveringsbeleid zijn:

• Preserveringsbeleid ontwikkelen en uitvoeren;  
• Normdocumenten opstellen;
• Migratieplannen opstellen (inclusief testplannen);
• Monitoring eisen/wensen zorgdragers/ambtenaren;
• Monitoring eisen/wensen dienstverlening/burgers;
• Monitoring veroudering hard- en software;
• Monitoring veroudering bestandsformaten (met hulpmiddelen zoals het PRONOM-register).

Vanuit het preserveringsbeleid wordt de omgeving binnen en buiten het e depot gemonitord. Op basis van de verkregen informatie worden de andere functies binnen het e depot indien nodig geattendeerd. Vanuit deze andere functies wordt vervolgens de juiste actie geïnitieerd, bijvoorbeeld het uitvoeren van preserveringhandelingen zoals conversie.

3.7 Raadplegen

Vanuit raadplegen worden de verzoeken van raadplegers, de (toekomstige) gebruikers van de informatieobjecten die in het e-depot zijn opgeslagen, afgehandeld. HCL controleert op basis van de metadata of de raadpleger toegang mag krijgen tot de informatie. Hierbij wordt rekening gehouden met eventuele raadpleegbeperkingen op de informatieobjecten en eventuele autorisaties van de raadpleger. Raadpleegbeperkingen zijn ingesteld bij of krachtens de wet: zo mogen bijzondere persoonsgegevens in zowel informatieobjecten als metagegevens niet worden geraadpleegd en mogen auteursrechtelijke beschermde werken enkel op terminals in de studiezalen van HCL worden geraadpleegd. Wanneer er geen raadpleegbeperkingen van toepassing zijn, zullen de aangevraagde informatieobjecten en bijhorende metadata worden opgehaald. De bestanden worden via een raadpleegportaal aan de raadpleger beschikbaar gesteld.

4. Raadplegers

De raadplegers zijn de gebruikers van de informatieobjecten die in het e-depot zijn opgeslagen. Aan de verschillende raadplegers hangen verschillende toegangsrechten. De raadplegers van het e depot van het HCL zijn in vier categorieën onder te verdelen:

1. Archiefleveranciers: dit zijn de overheden, bedrijven en burgers, die hun archieven voor bewaring in het e depot van HCL hebben ondergebracht en hun eigen informatieobjecten wensen te raadplegen. De archiefleverancier dient altijd toegang te hebben tot alle informatie van hun eigen organisatie.
2. Het publiek: dit zijn algemene gebruikers, bijvoorbeeld burgers of bedrijven, die digitale informatieobjecten van archiefleveranciers willen raadplegen. Het publiek heeft toegang tot alle informatie waarvan de archiefleverancier bij overbrenging aan het HCL heeft aangegeven dat deze openbaar raadpleegbaar is en waarvoor geen wettelijke beperking van toepassing is.
3. De individuele gebruiker met ontheffing: dit is een publieke gebruiker die krachtens artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995, toestemming heeft van het bestuur om een beperkt openbaar informatieobject te raadplegen.
4. De hergebruiker: dit zijn publieke gebruikers die de informatieobjecten en metadata voor andere doeleinden dan raadpleging willen gebruiken. Bijvoorbeeld een gebruiker die informatieobjecten gebruikt bij het bouwen van een eigen genealogische zoekmachine.

Meer weten? Download dan de volledige Begripsdefinitie e-depot HCL (PDF).