Wat is een e-depot?
Een e-depot is een voorziening waarin digitale informatie wordt bewaard, beheerd en voor lange termijn toegankelijk gesteld. Formeel is de definitie van een e-depot:
"Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt."
Het gaat bij een e-depot dus niet enkel om de hard- en software, maar ook om bijvoorbeeld het duurzaam toegankelijk houden van de opgenomen digitale informatie.
Bekijk vooral ook onze infographic, die een korte toelichting geeft over vier onderdelen van het e-depot van het HCL: 1. Inname, 2. Soft- en hardware, 3. Beheer en 4. Raadplegen.
Waarom is een e-depot nodig?
Net als fysieke stukken, zoals charters of papieren bouwvergunningen, moet digitale informatie ook ‘tot in eeuwigheid’ beheer en bewaard blijven. Deze digitale informatie is kwetsbaar. Bestanden kunnen onleesbaar worden. Bestandsformaten raken snel verouderd. Er kan bitrot optreden. Door versiewijziging van de gebruikte software kan opmaakinformatie verloren gaat.
Om de digitale informatie in de toekomst toegankelijk en integer te houden, wordt deze digitale informatie in het e-depot opgenomen. Het HCL monitort in het e-depot de digitale informatie actief en bij dreigend informatieverlies wordt ingegrepen. Op deze manier blijft de digitale informatie ook in de toekomst leesbaar.
Voor wie is het e-depot?
Het e-depot is in eerste plaats beschikbaar voor de aangesloten gemeenten, openbare lichamen, overige intergemeentelijke samenwerkingen en andere overheidsinstanties in Limburg die hun informatie langdurig toegankelijk willen houden. Dit kunnen zowel digitaal aangemaakte documenten als gedigitaliseerd materiaal zijn.
Op termijn zal het e-depot ook beschikbaar zijn voor particuliere archieven, zoals bedrijfsarchieven, archieven van particuliere stichtingen en verenigingsarchieven.
In alle gevallen dient de digitale informatie gereed gemaakt te worden voor overbrenging naar het e-depot. Hier helpt het HCL graag bij. Ons Team e-depot staat klaar om te adviseren over het e-depot.
Welke informatie komt in het e-depot?
Het e-depot is bedoeld voor digitaal archief. Hierbij zal in het begin vooral de focus liggen op overheidsarchieven. Als eerste zal het e-depot worden ingericht voor overheidsinformatie die voor overbrenging in aanmerking komt. Op termijn zal het e-depot ook worden ingericht voor uitplaatsing. Uitplaatsing zal vallen onder maatwerk. Daarbij stelt het HCL de beschikbare technische hulpmiddelen aan de archiefvormer beschikbaar en maken we afspraken over de ondersteuning, al dan niet tegen betaling.
Daarnaast wordt een deel van de bestaande papieren archieven van het HCL gedigitaliseerd. Ook dit gedigitaliseerd materiaal komt in het e-depot.
Tenslotte wil het HCL in de toekomst niet alleen overheidsarchieven, maar ook particulier digitaal archief innemen in het e-depot.
Wie kan de informatie in het e-depot bekijken?
Iedereen. Het digitale archief wordt straks toegankelijk via de website van het HCL. Mensen kunnen de informatie niet alleen vinden en bekijken, maar mogen de informatie ook hergebruiken door bijvoorbeeld de informatie te downloaden.
Sommige informatie is beperkt openbaar. Bijvoorbeeld als het gaat om staatsgeheimen of privacygevoelige informatie. Daar kan dus niet iedereen bij. Ook door auteursrechten en andere wettelijke voorschriften kunnen beperkingen ontstaan. Hierdoor kan het voorkomen dat digitale informatie enkel in te zien is in onze studiezalen. Bij het beschikbaar stellen van digitale informatie wordt altijd rekening gehouden met beperkingen aan de openbaarheid en raadpleegbaarheid.
Is het e-depot betrouwbaar?
Het is de ambitie van het HCL om met ons e-depot digitale informatie duurzaam en betrouwbaar te beheren en beschikbaar te stellen, nu en in de toekomst. Om tot een betrouwbaar e-depot te komen, gaat het HCL het e-depot laten certificeren. Relevante certificaten garanderen dat het e-depot betrouwbaar is en dat de informatie in het e-depot veilig blijft.
Daarnaast neemt het HCL ook nog extra beveiligingsmaatregelen. Periodiek gaan wij beveiligingsaudits uitvoeren, die de veiligheid en betrouwbaarheid van het hele systeem controleren.
Hoe verhoudt het e-depot zich tot Common Ground?
Common Ground is een informatiekundige visie van gemeenten met als doel om collectief informatievoorzieningen eenvoudiger, flexibeler en slimmer in te richten. Common Ground gaat ervanuit dat een informatiesysteem bestaat uit meerdere applicatiecomponenten. Daarbij maakt men onderscheid in:
- Procescomponenten, die gegevens afnemen, zoals bedrijfsapplicaties;
- Gegevenscomponenten, die gegevens vastleggen en verstrekken, zoals een e-depot.
De procescomponenten halen de informatie op bij een gegevenscomponent. Hoewel er meerdere gegevenscomponenten kunnen zijn, zal ieder brokje informatie slechts in één gegevenscomponent worden opgeslagen. Gegevens die door een gegevenscomponenten worden verwerkt moeten duurzaam toegankelijk worden bewaard en beheerd conform de daartoe geldende normen.
HCL wil het e-depot plaatsen binnen de informatiehuishouding van de archiefvormer. Het e-depot wordt hiermee een gegevenscomponent binnen de architectuur van de archiefvormer.
Meer weten over Common Ground? Lees dan de speciale pagina over Common Ground op de website van de VNG.
Staat jouw vraag er niet tussen?
Mail ons Team e-depot dan via