Het HCL stelt geregeld handleidingen, leidraden en formats op om onze zorgdragers te ondersteunen bij hun archief- en informatiebeheer.

• Leidraad migratie en conversie (pdf). Aangezien het migreren of converteren van archiefbescheiden geen routinematige bezigheid is en gelet op de specifieke bepalingen hieromtrent in de Archiefregeling, heeft het HCL deze leidraad opgesteld. Deze leidraad geeft handvatten om tot een succesvolle migratie of conversie te komen en daarbij een verklaring van migratie of conversie, conform art. 25, tweede lid, van de Archiefregeling, op te stellen.

• Leidraad voorkeursbestandsformaten (pdf). Omdat preserveren van digitale bestanden met sommige bestandsformaten makkelijker gaat dan met andere, heeft het HCL een lijst opgesteld met voorkeursbestandsformaten. Deze lijst met voorkeursbestandsformaten geeft aan welke bestandsformaten het beste in aanmerking komen om de informatie in het bestand langdurig te bewaren.

• Format handboek vervanging archiefbescheiden (pdf). Artikel 7 Archiefwet 1995 geeft zorgdragers de bevoegdheid om archiefbescheiden te vervangen door reproducties om daarna de originele archiefbescheiden te vernietigen. Het vervangingshandboek beschrijft stapsgewijs welke afwegingen het vervangingsproces vergt en hoe deze moeten worden vastgelegd en verantwoord. Zie ook de toelichting op het handboek van archiefbescheiden (pdf).

• Format mapping metagegevensschema (excel). De Archiefregeling (art. 19 lid 1) verplicht elke overheidsorganisatie om een metagegevensschema vast te leggen. Om zorgdragers te helpen met deze wettelijke taak hebben we een format mapping metagegevensschema MDTO opgesteld.

• Leidraad vernietiging (pdf). Overheidsorganisaties zijn op grond van de Archiefwet 1995 verplicht om archiefstukken die daar volgens de selectielijst voor in aanmerking komen tijdig te vernietigen. De manier waarop deze vernietiging uitgevoerd wordt, moet aan enkele inhoudelijke en formele voorwaarden voldoen: de archivaris moet van tevoren om advies gevraagd worden en de vernietiging moet afdoende gedocumenteerd worden. In deze leidraad beschrijven we hoe een overheidsorganisatie de vernietigingslijsten het beste kan opstellen en op welke manier ze aan ons om advies kunnen vragen.

• Leidraad Analoge Overbrenging (pdf). Dit document is bedoeld voor gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen die onder de Archiefwet vallen en een dienstverleningsovereenkomst met het HCL hebben. Deze leidraad bespreekt alleen het overbrengen van analoog archief.

• Formulier digitaal duurzaamheidsbeleid (docx). Aan de hand van dit formulier kunnen organisaties vaststellen welke elementen van een digitaal duurzaamheidsbeleid zij al geregeld hebben en welke nog niet.

• Leidraad overbrenging digitaal archief (pdf). Het is belangrijk dat digitale informatieobjecten op de juiste manier en zonder informatieverlies worden overgebracht naar het e-depot. Op deze manier wordt gewaarborgd dat de digitale informatie nu en ook in de toekomst duurzaam en betrouwbaar beheerd en beschikbaar gesteld kan worden. De Leidraad overbrenging digitaal archief dient als richtlijn bij de overbrenging van digitale informatieobjecten naar het e-depot van HCL. De leidraad beschrijft uitgebreid het proces van overbrenging en welke voorbereidende stappen moeten worden gezet om de overbrenging van het digitale archief goed te laten verlopen.
• Format intakeformulier overbrenging digitaal archief (pdf). Als een zorgdrager digitale informatieobjecten wil overbrengen naar het HCL e-depot, zal allereerst een gesprek tussen HCL en de zorgdrager plaatsvinden. Tijdens het zogenoemde intakegesprek lopen we een aantal vragen met de zorgdrager door. Dit gebeurt aan de hand van een intakeformulier. Het intakeformulier helpt ons om de juiste informatie te verzamelen zodat de voorbereiding van de inname van het digitaal archief kan worden gestart.
• Format archiefbewerkingsplan digitaal archief (pdf). Meestal moeten digitale informatieobjecten eerst bewerkt worden voordat ze in goede, geordende en toegankelijke staat verkeren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het verrijken van metadata, het toepassen van conversie of het uitvoeren van een viruscheck. Om een duidelijk overzicht te hebben van de archiefbewerkingen die nog uitgevoerd moeten worden, stelt de zorgdrager voor de overbrenging van het digitale archief een archiefbewerkingsplan op. Om zorgdragers te helpen met het opstellen van een archiefbewerkingsplan hebben wij het format archiefbewerkingsplan digitaal archief opgesteld.
• Format verklaring van overbrenging digitaal archief (pdf). Om de overbrenging van digitale informatieobjecten naar het e-depot officieel te maken, moet de zorgdrager een verklaring van overbrenging opstellen.
• Format Besluit Beperking Openbaarheid (pdf). Digitale informatieobjecten worden door overbrenging naar een e-depot openbaar, tenzij de zorgdrager openbaarheidsbeperkingen aanbrengt. Voor overbrenging worden de beperkingen aan de openbaarheid door de zorgdrager vastgelegd in het Besluit Beperking Openbaarheid.
• Leidraad Controlegetallen genereren (pdf). Een controlegetal is een getal dat door een algoritme wordt berekend op basis van de bitsequentie van een digitaal bestand. Bij overbrenging van het digitale archief controleert HCL de integriteit van de bestanden aan de hand van de aangeleverde controlegetallen. Deze leidraad beschrijft hoe controlegetallen gegenereerd kunnen worden.

Telkens als we een nieuwe handleiding uitbrengen wordt deze ook meegenomen in onze nieuwsbrief van de afdeling Toezicht & Advies.