Nieuwe directeur HCL: “We mogen wat vaker op de zeepkist staan”
Op 15 november vorig jaar volgde Senta Schiffeleers Lita Wiggers op als directeur van het Historisch Centrum Limburg (HCL). De in Maastricht getogen Schiffeleers was eerder bijna 23 jaar in verschillende functies werkzaam bij de Provincie Noord-Brabant.
Na ruim een half jaar maakt de nieuwe directeur een voorlopige balans op. Een van haar conclusies: “We zijn een bescheiden club en mogen ons best wel wat meer op de kaart zetten.”
Het kantoor van Schiffeleers in het Oude Minderbroedersklooster kijkt uit op de Begijnenstraat in Maastricht. Als er zich geen computer of mobiele telefoon in de ruimte zou bevinden, waan je je met een beetje fantasie een aantal eeuwen terug. Het staat misschien wel symbool voor de grootste uitdaging waar alle historische centra mee te maken hebben: analoog versus digitaal.
Hoe kijk je terug op de eerste zes maanden bij HCL?
“Met een heel goed gevoel. Ik ben terechtgekomen in een fantastische organisatie in mijn geliefde Maastricht. Ik kom uit een ondernemersgezin. Mijn ouders waren eigenaar van MEVRI (Maastrichts Eerste Vulpen Reparatie Inrichting; red.) aan de Grote Staat. Dat was een familiebedrijf en dat gevoel heb ik bij HCL ook. De mensen die hier werken zijn zo gepassioneerd. Verder vind ik de ontwikkeling van het vak zeer interessant. De archivaris van de toekomst is een informatiemanager, zowel voor het analoge als digitale.”
Wordt de archivaris dan een ICT’er?
“Het is niet zozeer ICT, maar informatie. We moeten er natuurlijk voor waken dat een archivaris met historische kennis een uitstervend ras wordt. Je ziet dat de opleiding tot archivaris steeds meer verschuift naar die van informatiemanager. Om het vakmanschap van de archivaris te behouden, verzorgen we zelf de nodige interne opleidingen waarbij we de kennis en kunde van de ervaren archivarissen waarborgen door ze over te brengen op de nieuwe medewerkers. Maar we kunnen onze ogen ook niet sluiten voor de digitale vooruitgang. Door de nieuwe Archiefwet die op 1 januari 2027 in werking treedt, krijgen overheden voortaan tien jaar in plaats van twintig jaar de tijd om belangrijke informatie over te brengen naar een archiefdienst. Dit betekent ook dat alles wat bij ons in de toekomst wordt aangeleverd, op een uitzondering na, digitaal zal zijn. Er heerst een beeld dat HCL alleen nog maar digitaal bezig is, maar dat klopt niet. Van de 65 medewerkers bij HCL zijn er veertig actief in het analoge bereik en slechts vier met het digitale. Om richting toekomst bij te blijven, zullen we dus zelfs meer gaan doen aan het digitaliseren.”
Maar door de digitalisering is wel de studiezaal nog maar drie dagen per week geopend?
“Het klopt dat de studiezaal in zowel Maastricht als Heerlen nog maar drie dagen per week geopend is, maar dat komt niet alleen maar door de digitalisering. Natuurlijk verplaatst een deel van het werk zich van de studiezaal naar de huiskamer omdat je online al veel kunt opzoeken. Maar de reden dat de studiezaal minder open is, is een geheel andere. Als HCL hebben wij een heldere opdracht: het uitvoeren van de Archiefwet. Onze wettelijke taak is het duurzaam beheren, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van archieven van aangesloten overheden, en het houden van toezicht op de kwaliteit van hun informatiebeheer. De afgelopen jaren hebben digitalisering, groeiende informatievolumes en hogere eisen aan transparantie en verantwoording echter het archiefvak ingrijpend getransformeerd. Tegelijkertijd zijn de verwachtingen vanuit samenleving en partners verbreed. Dit had tot gevolg dat uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek in 2024 bleek dat de werkdruk als enorm hoog werd ervaren. Simpel gezegd: er was door met name de digitalisering te veel werk voor te weinig mensen en te weinig middelen. Dan moet je als organisatie dus naar je werkprocessen gaan kijken. Intern is er dus gezocht naar manieren om het werk beter planbaar te maken. Zo werd de studiezaal niet meer iedere werkdag geopend en werd er gestimuleerd om vooraf een afspraak te maken. Dan ligt alles al klaar wanneer je naar de studiezaal komt en hoef je niet meer te wachten. Dat scheelt de bezoeker, maar ons ook veel tijd. Er ontstond echter het beeld dat je alleen nog maar op afspraak naar de studiezaal kon komen. Onterecht, net zoals dat de verminderde opening van de studiezaal werd gekoppeld aan het feit dat het HCL minder deed. Wij zijn niet minder gaan doen, wij zijn de dingen anders gaan doen. Als je de drie openingsdagen in Maastricht samenvoegt met de drie in Heerlen zijn we zes dagen in de week open. Jaarlijks bezoeken 3.500 mensen onze studiezalen. Het landelijk gemiddelde ligt rond de 2.500. We zijn dus bovengemiddeld goed bezocht. De twee dagen per week die we nu gesloten zijn in Maastricht en Heerlen, kunnen we effectief inzetten in bijvoorbeeld de groeiende archiefaanwas en de toenemende digitale complexiteit. We krijgen dit jaar nog voor drie kilometer aan papieren archief erbij. Je kunt je voorstellen dat de verwerking hiervan een meerjarige opgave is.”
Een historicus maakte een tijd geleden het vergelijk met het Rijksmuseum. Dat gaat ook niet minder open omdat je De Nachtwacht ook digitaal kunt bekijken.
“Dat is appels met peren vergelijken, maar het brengt me ook gelijk bij het feit dat het nodig is om veel duidelijker te omschrijven wat het HCL niet is. Een ervan is dat we geen museum zijn, maar ook geen oudheidkundige instelling, onderzoeksinstituut of een structureel programmerende culture instelling. Wij staan garant voor het waarborgen van de toegang tot informatie, want onze wettelijke basis ligt in de Archiefwet. Die wet omschrijft onze taken heel helder: we zijn een archiefinstelling; beheerder van rijks- en decentrale archieven (vanaf de 10e eeuw tot heden), deskundig toezichthouder op informatiebeheer, adviseur bij goed informatiebeheer, beheerder van collecties en depots, informatieloket, leverancier van archiefmateriaal aan musea, media en andere partners en kennispartner voor duurzame archivering. Het lijkt misschien dat onderzoekers en historici de meeste tijd van HCL in beslag nemen, maar dat is niet zo. Een van de meest opgevraagde documenten is een bouwtekening. Die wordt na twintig jaar immers door gemeenten bij ons ondergebracht. En doordat de tijd die overheden hebben om hun documenten over te brengen naar een archiefdienst per 1 januari wordt teruggebracht naar tien jaar, zullen steeds meer ambtenaren en burgers een beroep op ons gaan doen als het gaat om gemeentelijke stukken. Dat zal dus veel vaker gebeuren dan het opvragen of onderzoeken van een prachtig archiefstuk uit de zestiende eeuw.”
Uit een landelijke benchmark blijkt dat HCL het niet slecht doet.
“Dat klopt. We zijn volgens de onlangs gehouden landelijke benchmark kostenefficiënt, sterk in toezicht, hoog gewaardeerd in digitale dienstverlening en - zoals al eerder gezegd - bovengemiddeld bezocht. Het is jammer dat vaak één slecht geluid, beter te horen is dan negen goede. Maar ook hier geldt dat we oog blijven hebben voor de stijgende verwachtingen rondom dienstverlening en digitale toegankelijkheid. Dit betekent blijven communiceren wat iedereen van het HCL kan verwachten en vooral ook wat niet. Daarnaast moeten we niet te bescheiden zijn, we doen het goed. Dat blijkt wel uit de benchmark. Wat mij betreft mogen we wat vaker op de zeepkist staan. Waarbij ik graag vanuit ieders kracht in de keten, samenwerk met andere partijen.”
Is de studiezaal 2.0 dan zo’n zeepkistmomentje?
“Misschien wel. Doordat we de openstelling voor de studiezaal hebben gereduceerd tot drie dagen per week, kunnen we de ruimte de andere twee dagen beschikbaar stellen voor bijvoorbeeld Heemkundeverenigingen die genealogisch workshops willen verzorgen of partners van HCL die lezingen willen verzorgen. Maar we willen de Oude Minderbroederskerk als bijzondere erfgoedlocatie in Maastricht ook toegankelijker maken voor een breed publiek. Hiervoor zetten we het gebouw in als stemlokaal, openen we de deuren tijdens Open Monumentendag Maastricht en zijn we een samenwerking aangegaan met Explore Maastricht. Zij verzorgen een rondleiding door het klooster en de kerk waarvan de eerste stenen rond 1300 werden gelegd. Bij deze openstelling hoeven wij geen extra medewerkers in te zetten, maar doen de samenwerkende partners dit.”
Digitalisering speelt dus een grote rol bij de archieven. Heeft kunstmatige intelligentie (AI) ook al zijn intreden gedaan bij HCL?
“Ook onze sector krijgt te maken met kunstmatige intelligentie. Het kan een prima hulpmiddel zijn bij het gemakkelijker maken van werkprocessen zoals het doorzoekbaar maken van grote datasets. Aan de andere kant roept het ook vragen op over manipulatie en toegang tot betrouwbare bronnen. Bij de Groninger Archieven zijn goede ervaringen opgedaan. Die bevindingen worden met andere archieven in Nederland gedeeld.”
Voor HCL heb je samen met het bestuur en de partners het beleidsplan 2027-2030 geschreven. Wat zijn de speerpunten in het plan?
“Langs drie samenhangende lijnen willen we het beleid de komende jaren verder vormgeven. De eerste lijn is de versterking van HCL als kennispartner. De tweede lijn betreft de ontwikkeling naar studiezaal 2.0. De derde lijn is de verdere professionalisering van de organisatie. Daarbij ligt de focus op heldere processen, kwaliteit en kwaliteitsborging, planning en control, strategische personeelsplanning, duurzame inzetbaarheid en een beheersbare werkdruk.”
Tot slot, wanneer ben je tevreden in 2030?
“Dat zijn drie zaken. Ten eerste als duidelijk is welke rol wij in en voor de maatschappij spelen. Ten tweede wanneer we partijen helpen bij datgene waar wij goed in zijn en tot slot wanneer onze medewerkers gelukkig zijn en hun talenten zo optimaal mogelijk kunnen ontplooien. Het is misschien een dooddoener, maar ‘eerst de club, dan de klus’ is zo ontzettend belangrijk. Het zijn immers de medewerkers die het HCL maken tot wat het is.”
